Accès à l’information Demande d’accès Délai de réponse
Frais Documents et renseignements publics Renseignements personnels
Responsables Révision d’une décision
Accès à l’information
Les ordres professionnels sont assujettis à un régime hybride. Ainsi, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’appliquent selon le type de documents et informations détenus par les ordres professionnels. Le Code des professions, section V.1. « Accès aux documents et protection des renseignements des renseignements personnels », prévoient également certaines dispositions propres aux ordres professionnels notamment en ce qui a trait à la communication des documents et renseignements détenus.
Demande d’accès
Toute personne qui en fait la demande a un droit d’accès aux documents ou renseignements publics de l’Ordre.
La demande d’accès ou de rectification à des renseignements personnels doit être faite par la personne concernée par les renseignements ou une personne légalement autorisée à le faire. Dans tous les cas de demandes d’accès ou de rectification, la personne doit établir son identité et les fins pour lesquelles le renseignement est demandé. À cet effet, le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels pourra exiger du demandeur que sa demande soit signée et pourra demander, en cas de doute, une preuve d’identité ou une preuve démontrant la légalité de sa demande.
La demande d’accès à un document ou un renseignement est adressée à l’un des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’Ordre. La demande peut être orale ou écrite. Dans le cas d’une demande d’accès ou de rectification à un renseignement personnel par contre, seules les demandes écrites seront acceptées.
La demande d’accès doit être suffisamment précise pour permettre au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de repérer le document approprié.
N’hésitez pas à contacter les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels avant de formuler votre demande d’accès.
Délai de réponse
Le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels doit répondre à une demande d’accès dans les 20 jours de calendrier* suivant la date de réception de la demande. Le délai peut être prolongé de 10 jours, si le traitement de la demande dans le délai de 20 jours nuit au déroulement normal des activités de l’Ordre. Dans ce cas, la personne est informée de la prolongation du délai de réponse.
L’absence de réponse de la part du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels équivaut à un refus d’accès.
* Par jour de calendrier, on entend une période de vingt-quatre heures, considérée de minuit à minuit, qui correspond aux divisions d’un mois civil. Les samedis et dimanche ainsi que les jours fériés sont comptés parmi les jours de calendrier.
Frais*
La consultation d’un document est gratuite. Des frais peuvent être facturés pour la transcription, la transmission ou la reproduction d’un document jusqu’à concurrence de 8,35 $.
|
Type de documents |
Frais* |
Description |
|
Feuille de papier |
0,42 $ |
pour chaque page de photocopieur, imprimante, microfilm, microfiche |
|
Photographie |
8,35 $ |
pour produire un négatif |
|
Photographie |
6,70 $ |
pour chaque photographie |
|
Photographie |
5,15 $ |
pour chaque photographie |
|
Disquette/CD |
17,25 $ |
S.O. |
|
Document informatisé |
29 $/heure |
temps horaire lorsque la transcription doit être effectuée manuellement |
* Ces frais sont révisés annuellement au 1er avril (voir le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (c. A-21, r.3). Les frais exigés sont majorés le 1er avril de chaque année selon le taux d’augmentation de l’indice général des prix à la consommation déterminé par Statistique Canada.
Documents et renseignements publics
Le Code des professions et la Loi sur l’accès à des documents d’organismes publics et la protection des renseignements publics identifient plusieurs documents ou renseignements à caractère publics. Toutes les formes de documents sont visées: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Lorsque cela était possible, l’Ordre a intégré les documents ou renseignements publics aux endroits appropriés de ce site web.
Il est important de préciser toutefois que le droit d’accès peut seulement porter sur des documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements.
En vertu de la loi, plusieurs renseignements personnels concernant un membre ou ancien membre ont un caractère public. Certains renseignements concernant les membres sont disponibles par l’intermédiaire du Répertoire des membres. Pour tout autre renseignement concernant un membre ou un ancien membre, veuillez communiquer avec l’équipe des affaires professionnelles (514 351-0052, poste 229 ou sans frais au 1-800-361-8759 ou par courriel).
Renseignements personnels
Un renseignement personnel est défini comme étant « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier ». Par exemple, des renseignements relatifs à la santé, à la situation financière ou à la situation familiale ou sociale.
Les renseignements personnels sont confidentiels.
En vertu de la loi, plusieurs renseignements personnels concernant un membre ou ancien membre ont un caractère public. Ces renseignements sont énumérés à la section Répertoire des membres.
Responsables
Monsieur Vincent Dubé, t.i.m., président de l’Ordre est la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’Ordre.
Monsieur Yves Morel, t.i.m., syndic de l’Ordre, exerce les fonctions de responsable de l’accès aux documents et celle de responsable de la protection des renseignements personnels pour les documents et renseignements obtenus, détenus ou communiqués par le syndic de l’Ordre.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus d’accès aux documents ou renseignements personnels, faire une demande d’accès, ou encore pour obtenir de l’assistance dans la rédaction d’une demande d’accès ou de rectification, veuillez contacter l’équipe des affaires professionnelles et juridiques au 514 351-0052, poste 229 (sans frais au 1 800 361-8759) ou par courriel.
Révision d’une décision
La personne qui s’est vu refuser en totalité ou en partie une demande d’accès ou de rectification ou à qui aucune réponse n’a été fournie dans les 20 jours (ou 30 jours) de sa demande peut exercer un recours devant la Commission d’accès à l’information pour faire valoir ses droits et ce, seulement dans le cas où la personne avait fait une demande d’accès par écrit.
Le recours à exercer dans ce cas est appelé « demande de révision ». Il doit être exercé dans les 30 jours du refus de la demande ou de l’expiration du délai accordé au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’Ordre pour répondre à la demande.
La demande de révision doit être faite par écrit et exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels devrait être révisée.
Veuillez appeler au numéro sans frais 1 888 528-7741 de la Commission d’accès à l’information du Québec ou consulter son site Web pour obtenir les coordonnées et renseignements supplémentaires requis pour faire votre demande de révision.