Protections des renseignements

L’Ordre se préoccupe grandement de la protection des renseignements personnels de ses membres et de toutes les personnes avec qui il est en lien. Cette politique énonce les pratiques de l’Ordre en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements personnels. Cette politique peut être modifiée et mise à jour en tout temps sans préavis, une consultation régulière permettra de prendre connaissance de tout changement.

Collecte des renseignements

L’Ordre collecte seulement les renseignements personnels nécessaires pour remplir son mandat et ses activités en tant qu’ordre professionnel. Lors de la collecte, l’Ordre indique les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis. L’Ordre s’assure d’informer la personne auprès de qui des renseignements personnels sont collectés du caractère obligatoire ou facultatif de la collecte et des conséquences pour la personne concernée ou selon le cas, pour le tiers, d’un refus de communiquer les renseignements.

Utilisation des renseignements

L’Ordre s’engage à utiliser les renseignements personnels recueillis sur autrui qu’aux fins dénoncées lors de la collecte. L’Ordre s’assure d’obtenir le consentement de la personne de qui des renseignements personnels sont collectés lorsque les renseignements personnels sont utilisés pour une fin autre que celle à laquelle la personne a consenti initialement. Toutefois, il peut arriver que l’Ordre collecte, utilise ou communique des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, lorsque la loi l’exige ou le permet. Lorsque le renseignement est utilisé ou communiqué à des fins autres sans consentement de la personne concernée, cette communication est inscrite au Registre d’utilisation et de communication des renseignements personnels.

Accès et communication des renseignements personnels

Seuls les employés dont les fonctions l’exigent ont accès aux renseignements personnels recueillis par l’Ordre. Il peut arriver que l’Ordre ait à communiquer des renseignements personnels à des tiers, notamment des vendeurs, fournisseurs, personnes responsables de documents marketing ou d’activités promotionnelles au nom de l’Ordre. Dans ces circonstances, l’Ordre s’assure que ces tiers ont une politique de protection des renseignements personnels appropriée ou qu’ils respectent la présente politique. L’Ordre s’assure également de ne communiquer à ces tiers que les renseignements personnels nécessaires pour exécuter leur tâche. L’Ordre communique également à certains partenaires d’affaires, commanditaires et participants d’événements, la liste nominative (nom, adresse et organisme seulement) des participants inscrits. L’Ordre donne toujours la possibilité à une personne de s’opposer à la communication de ces renseignements personnels pour ces fins.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être conservés sur support papier ou sur support informatique. L’Ordre assure en tout temps la protection de la confidentialité des renseignements personnels qu’il détient. L’Ordre conserve les renseignements personnels recueillis pendant la période nécessaire aux fins définies dans la présente politique ou pendant la période prévue dans la loi.

Destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, l’Ordre le détruit à moins d’une exception prévue par la loi. Les documents sur support papier sont détruits soit par déchiquetage soit par une entreprise de récupération de papier fournissant un certificat de destruction. Les documents sur support informatique sont détruits de telle façon qu’ils ne peuvent être récupérés par qui que ce soit.